Guide des questions relatives aux TdR Entreprise

Le présent guide aide les entreprises à remplir le Formulaire des TdR. Il explique les attentes de la SLP par rapport à votre organisation, en précisant ce que nous voulons dire lorsque nous posons une question et, dans la plupart des cas, pourquoi nous la posons. En fournissant des réponses précises et complètes, vous améliorerez la qualité de vos TdR et la probabilité de recevoir des offres solides en réponse.

Après la soumission du Formulaire des TdR, l'Équipe d'appui de la SLP l'examinera et vous fera part de ses commentaires dans un délai de 2 à 3 jours ouvrables. Vous aurez alors la possibilité d'apporter des modifications à vos TdR avant qu'ils ne soient diffusés via SLP Open ou SLP Match.

  • Donnez un titre descriptif court au projet Ceci sera utilisé à des fins administratives.

  • Indiquez le nom de votre organisation. Cela permettra au SLP d'identifier votre organisation de manière appropriée et de faire correspondre vos données d'enregistrement à vos données d'Élaboration de profil.

  • Ces services ont été sélectionnés sur la base d'un processus de consultation impliquant des experts et professionnels de premier plan. Ces services contiennent également des mots clés qui seront utilisés pour associer des entreprises à des Prestataires de service.

    Sélectionnez les domaines de compétence dans lesquels votre organisation sollicite des services.

    Vous trouverez ci-dessous une explication de chaque compétence :

    « Renforcement des capacités communautaires » : Renforcer les capacités des individus – hommes et femmes – et des communautés à recevoir et à réagir aux informations, à fournir un retour d'information sur leurs préférences, leur consentement, les impacts, les objections et les attentes, à s'engager généralement dans un dialogue bidirectionnel, à entamer des négociations et à conclure des accords. Le renforcement des capacités dans ces domaines, ainsi que dans d'autres domaines connexes, peut être nécessaire dès le début de tout investissement à incidence foncière ou d'autres ressources naturelles. Seuls les individus et les communautés disposant d'un certain niveau de capacités peuvent raisonnablement accorder et maintenir l'acceptabilité sociale d'opérer.

    « Évaluation et atténuation de l'impact environnemental » : Identifier, prévenir, réduire et compenser les impacts environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) d'un processus d'investissement est un élément essentiel de l'obtention et du maintien de l'acceptabilité sociale d'opérer. Identifier et évaluer les impacts – sur les femmes, les hommes et les communautés – est une première étape essentielle. Élaborer des approches permettant d'éviter et d'atténuer les impacts est également essentiel à la gestion des impacts. Tout processus d'évaluation et de gestion des impacts doit reconnaître que de manière générale les impacts sont perçues et ressenties différemment par les femmes par rapport aux hommes et à la communauté.

    « Mise en place de mécanismes de règlement des conflits spécifiques à des projets » : Concevoir et mettre en œuvre un mécanisme de règlement des conflits fonctionnel, efficace, équitable, transparent et accessible, propre à chaque projet et permettant de traiter et de résoudre les différends, sont des étapes essentielles à un investissement responsable et au maintien de l'acceptabilité sociale d'opérer.

    « Évaluation de l'impact sur le genre / analyse Genre » : Les impacts sur les femmes (et d'autres groupes marginalisés, tels que les jeunes) ne peuvent être identifiés dans la plupart des cas que lorsqu'ils font l'objet d'une attention ciblée et lorsque des ressources et une expertise y sont dédiées. Une évaluation, une identification, une étude, une analyse et une gestion approfondies des impacts garantissent que les utilisations des terres et des ressources naturelles par les femmes sont prises en compte et reconnues de manière équitable au cours du processus d'investissement. Une expertise spécialisée est presque toujours nécessaire pour accomplir de telles tâches.

    « Évaluation des terres, levées topographies, cartographie et droits fonciers » : Identifier les utilisations, résoudre les revendications conflictuelles, identifier et marquer les limites et formalier les droits sur les terres et les autres ressources naturelles peuvent être nécessaires avant le transfert des droits fonciers ou le changement d'utilisation des terres. Ces activités, réalisées de manière participative, inclusive et transparente, peuvent aider les entreprises à gagner la confiance des populations locales et à créer la certitude nécessaire et un environnement propice à des investissements réussis et responsables.

    « Diligence raisonnée en matières juridique et institutionnelle, analyse des risques/analyse de politiques » : Aider les entreprises à comprendre leurs environnements juridiques, réglementaires et administratifs, les contextes sociaux et autres situations de gouvernance et de conformité afin qu'elles puissent opérer en conformité avec les cadres de gouvernance et sociaux et éviter les sanctions, les litiges, les retards, les amendes, les pénalités et autres obstacles à des processus d'investissement fluides et responsables. Ce service et les suivants appellent également à l'identification des risques liés à une relation acceptable et fonctionnelle avec les communautés, en particulier avec les personnes vulnérables à l'exclusion, telles que les femmes, les jeunes, les migrants et les minorités ethniques.

    « Suivi et évaluation » : Collecter, analyser et communiquer les données sur les performances et l'impact réduisent les risques tout en fournissant des objectifs clairs d'amélioration. En outre, un suivi et des rapports de qualité sont nécessaires pour garantir et démontrer la conformité aux cahiers de charge des accords entre les entreprises et les individus/communautés, à la politique de l'entreprise et aux engagements de performance, ainsi qu'aux normes de certification des produits de base et des processus de production. Les groupes et les méthodes utilisés pour mener ces processus et et communiquer sur ceux-ci, ainsi que le contenu et l'accessibilité des résultats, font partie intégrante des perceptions et de l'acceptation locales qui peuvent créer et maintenir l'acceptabilité sociale d'opérer.

    « Négociations et accords » : Les accords avec les individus (hommes et femmes) et les communautés doivent être négociés de manière à ce que les règles du jeu soient équitables, à ce que l'échange d'informations soit complet et transparent, à ce que les avantages et les coûts qui peuvent découler d'une modification de l'utilisation des terres ou du transfert des droits fonciers soient expliqués, et à ce que le consentement soit donné en connaissance de cause avant l'entrée en vigueur de l'accord. Parfois, les accords qui affectent les droits fonciers sont conclus entre les entreprises et le gouvernement, ce qui nécessite ensuite des accords séparés entre l'entreprise (et parfois le gouvernement) et les utilisateurs des terres ou les détenteurs de droits. La négociation et la mise en place de ces accords nécessitent des connaissances spécialisées, des compétences en communication et des capacités de rédaction.

    « Soutien et relations avec les cultivateurs sous-traitants » : Décider de rejoindre la chaîne d'approvisionnement d'une entreprise par le biais d'un contrat de sous-traitance agricole exige que les détenteurs et les utilisateurs des droits fonciers changent la façon dont ils utilisent leurs terres et en bénéficient. Ce changement peut affecter une communauté de diverses manières, y compris, ses droits fonciers et ses utilisations des terres, ses sources de revenus et ses moyens de subsistance, sa sécurité alimentaire et sa dynamique de genre. Il est essentiel que ces changements soient gérés grâce à des mesures permettant d'identifier et d'atténuer les risques et de débloquer les opportunités afin que ces changements se traduisent par un bénéfice net positif pour les agriculteurs et leurs communautés. Ces mesures couvrent, sans s'y limiter : des études visant à mesurer et à atténuer les impacts sur les terres, les moyens de subsistance, la sécurité alimentaire et le genre ; le renforcement des capacités et la formation en matière de gestion d'entreprise et financière et d'agronomie ; le soutien technique agronomique ; la négociation et la conclusion de contrats ; la consultation et la relation.

    « Évaluation et atténuation de l'impact social » : Identifier, prévenir, réduire et compenser les impacts environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) d'un processus d'investissement est un élément essentiel de l'obtention et du maintien de l'acceptabilité sociale d'opérer. Identifier et évaluer les impacts – sur les femmes, les hommes et les communautés – est une première étape essentielle. Élaborer des approches permettant d'éviter et d'atténuer les impacts est également essentiel à la gestion des impacts. Tout processus d'évaluation et de gestion des impacts doit reconnaître que de manière générale les impacts sont perçues et ressenties différemment par les femmes par rapport aux hommes et que les communautés ne sont homogènes.

    « Cartographie des parties prenantes et consultation des parties prenantes/communautaire » : Identifier toutes les parties impactées et soutenir un échange transparent d'informations entre l'entreprise et ces parties, en s'assurant de manière particulière à atteindre et écouter les groupes sociaux vulnérables à l'exclusion. Les entreprises peuvent utiliser ces processus pour établir et maintenir un dialogue efficace et solide avec les populations et les groupes locaux car ceci est fondamental pour établir et maintenir l'acceptabilité sociale d'opérer.

    « Autre » :
    La SLP facilitera les services qui sont liés aux relations sociale mais qui n'entrent pas dans les catégories ci-dessus. Les entreprises peuvent simplement dire ce dont elles ont besoin et notre équipe d'appui répondra rapidement en évaluant les options disponibles pour les aider.
    La SLP rallongera cette liste de services en fonction de la demande et des réactions. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.

  • Indiquez le lieu physique où les services seront fournis.

    Si possible, fournissez les coordonnées GPS. Cela permettra à la SLP d'associer le projet à des Prestataires de services qui opèrent ou ont de l'expérience dans la zone du projet.

  • Indiquez la date et l'heure de clôture (GMT) des TdR. Cela permet au Prestataire de services de savoir le temps dont il dispose pour produire ses offres.

  • Fournissez un aperçu de vos opérations afin de planter le décor de votre projet. Cela doit inclure un aperçu général de vos activités et de la manière dont ce projet s'intègre, si ce projet fait suite à une activité antérieure, et les difficultés que vous avez eues et qui vous poussent à mettre en œuvre ce projet.

  • Résumez les besoins actuels pour lesquels vous sollicitez un appui. Vous aurez l'occasion de définir les différents résultats et activités plus tard. Ceci offrira des éléments supplémentaires sur le projet et ceux-ci permettront au Prestataire de services de savoir s'il pourra réaliser le travail.

  • Indiquez la date à laquelle vous souhaitez que le projet démarre. Sachez que la SLP recommande mais n'exige pas que la date de démarrage du projet soit au minimum 45 jours ouvrables après de la date de formulation des TdR, afin de laisser suffisamment de temps pour l'élaboration des offres par les prestataires, l'évaluation des différentes offres et pour la finalisation du/des contrat(s).

  • Indiquez la date à laquelle vous souhaitez que le projet prenne fin. Ceci est nécessaire pour les Prestataires de services qui peuvent avoir d'autres projets nécessitant leur temps. En outre, cela permet aux Prestataires de services de connaître le calendrier du projet afin de déterminer s'ils seront capables de le réaliser dans les délais prévus.

  • Sélectionnez le nombre approprié de résultats à court terme de votre projet et décrivez-les ci-dessous.

    Par exemple : Notre entreprise est mieux à même de planifier une croissance inclusive et bénéfique de nos activités liées au thé pour répondre à la capacité de transformation de notre nouvelle usine. Nombre de résultats à long terme souhaités

  • Sélectionnez le nombre approprié de résultats à long terme souhaités et décrivez-les ci-dessous.

    Par exemple : Notre entreprise est en mesure d'identifier 2 000 agriculteurs supplémentaires pour notre programme de cultivateurs sous-traitants.

  • Indiquez les éventuels risques qui pourraient découler du projet en cas de mise en œuvre non réussie.

  • Énumérez les différentes mesures que vous souhaiteriez prendre sur la base des résultats de ce projet, le cas échéant. Cliquez ici pour une description de chaque domaine.

  • Indiquez le nombre d'activités qui constitueront votre projet.

  • Donnez un titre descriptif à l'activité.

  • Décrivez en détail les exigences de l'activité. Incluez les compétences requises, les parties à impliquer et toutes les exigences techniques qui pourraient permettre au Prestataire de services de mener à bien sa tâche.

  • Indiquez une estimation du temps nécessaire à la réalisation de la tâche.

  • Indiquez le type de livrable que vous attendez du Prestataire de services à la fin de l'activité. Par exemple : Rapport, exposé, plant de mise en œuvre, etc.

  • Fournir un document qui décrit les activités restantes pour que le Prestataire de services puisse comprendre la tâche à accomplir.

  • Décrivez l'équipe de projet idéale en termes d'expérience et de qualifications des différents membres.

  • Indiquez la devise à utiliser pour la caution à verser à la SLP et qu'elle gardera jusqu'à la fin du projet.

  • Sélectionnez la langue à utiliser pour la soumission de l'offre, la communication et les documents du projet.

  • Indiquez le minimum et le maximum des honoraires que vous êtes prêts à payer pour la réalisation du projet.

  • Indiquez les critères clés à utiliser pour l'évaluation des Prestataires de service lorsqu'il faut mettre en correspondance les TdR et les offres. L'approche de la meilleure valeur est une combinaison de l'expérience, de la qualification et du coût et est recommandée par la SLP.

  • Indiquez sous quelle forme vous souhaitez recevoir le budget du Prestataire de services. Les principales catégories de coûts sont : les frais de personnel ; les frais de déplacement, y compris le transport et les indemnités journalières pour les services fournis en dehors du siège social ; les autres coûts directs, tels que les frais de secrétariat ou de communication ; les coûts indirects, y compris les frais généraux.

  • La SLP recommande que les structures de paiement soient basées sur des étapes ou des livrables. D'autres structures de paiement sont acceptées, telles que les paiements basés sur le temps.

  • Indiquez le processus de reporting que vous souhaitez que le Prestataire de services utilise. Cette décision permettra au Prestataire de services d'établir des rapports dans le format approprié et de suivre les processus corrects dès le début du projet. La SLP peut aider au reporting en fournissant des suggestions sur les méthodologies, les outils de reporting et les indicateurs.

    Lorsque la technologie est utilisée comme processus de reporting privilégié, il est possible d'utiliser un outil de collecte de données / reporting. Par exemple, le système de suivi sur le terrain de TMP – un système de suivi et de rapport à code ouvert qui utilise des appareils androïdes pour collecter et accéder facilement aux données sur le terrain, facilitant ainsi l'approche participative dans la gestion des données.

  • Indiquez la fréquence à laquelle vous souhaiteriez que le Prestataire de services vous rende compte sur la progression du projet.

  • Indiquez toute information supplémentaire qui pourrait intéresser le Prestataire de services. Par exemple, les différentes langues qu'on peut utiliser pour la rédaction des offres.

  • Fournissez tout document supplémentaire qui aidera le Prestataire de services dans le processus de formulation de l'offre.

    Par exemple : Document de travail précédent, descriptions d'activités supplémentaires, diagramme de Gantt proposé, informations supplémentaires, données, etc.

  • Indiquez le mécanisme, sur la SLP, par lequel vous souhaitez annoncer vos TdR. Vous avez deux options :

    « SLP Match » : Le groupe d'experts de la SLP associera vos TdR à un éventuel Prestataire de services en fonction des informations fournies, telles que le service requis et le lieu, et permettra à plusieurs Prestataires de services de formuler une offre.

    « SLP Open » : Grâce à cette option, vous permettez à tous les prestataires de services enregistrés sur la SLP de visualiser vos TdR. En publiant vos TdR sur SLP Open, il est possible que vous receviez des offres qui ne correspondent pas à la qualité que vous recherchez, car des prestataires de services opportunistes peuvent postuler.

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